Entre 2016 y 2019 el apoyo de esta secretaría fue fundamental para la continuidad y mejora de procesos y procedimientos del Municipio, que se vieron reflejados en la atención oportuna al ciudadano.
Fotografía: Jennifer García Rodríguez / Prensa Alcaldía de Bucaramanga
Descargar audios: Jorge Enrique Rueda Forero, secretario Administrativo / Claudia Orellana Hernández, asesora Comité de empalme Gobierno electo
La Secretaría Administrativa presentó informe de gestión, en el marco de las reuniones sectoriales con los comités de empalme de Gobierno saliente y Gobierno electo.
Dentro de los procesos y acciones adelantadas, se destaca la consolidación del modelo de operación del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, SIGC, por procesos rediseñado con los líderes y sus equipos de trabajo, alineado con la estrategia institucional, así como la Integración del SIGC al MIPG para el fortalecimiento organizacional y la gestión del conocimiento.
Cabe mencionar que la Secretaría Administrativa actúa como ordenadora del gasto para oficinas como DADEP, Prensa y Comunicaciones y TIC, facilitando, además del presupuesto, la ejecución de los procesos contractuales en el marco del cumplimiento de sus actividades misionales.
“Esperamos, con toda franqueza, haber logrado que el equipo de empalme quedara contextualizado del apoyo que se presta a las diferentes secretarías y dependencias. en demás, hemos prestado un buen apoyo y además ciudades en fecnefizo de continuidad, así como atender oportunamente al ciudadano”, afirmó Jorge Enrique Rueda Forero, secretario Administrativo.
La prestación de los servicios a la ciudadanía, la respuesta oportuna a los ciudadanos, fortalecer el talento humano, la adquisición de bienes y servicios, inventarios y almacenamiento, estarán en la lista de prioridades del gobierno electo.
“Encontramos una secretaría organizada, tienen varios proyectos para la continuidad en 2020, inversiones en renovación tecnológica, disminución de trámites. Realizaron una inversión con base en trasparencia, trámites, fortalecimiento a la oficina de atención al ciudadano. Todo está programado para la continuidad y desarrollo durante el próximo Gobierno”, manifestó Claudia Orellana Hernández, asesora administrativa del Comité de empalme Gobierno electo.
GESIÓN PARA LA CALIDAD
Proceso de gestión de servicio a la ciudadanía
- Integración de servicios de la oferta institucional: 49 servicios distribuidos en 5 secretarias y 3 entidades externas.
- Atención de servicio al ciudadano: 210.199 en 2019
- Trámites y procedimientos: 152
- Canales de Atención: 3
- Aplicación de la metodología para la medición del nivel de satisfacción para servicios y programas, 87,91% primer semestre de 2019, 84,96% segundo trimestre de 2018.
- Certidumbre de las condiciones de tiempo, modo y lugar.
- Expectativas, necesidades y realidades específicas de los ciudadanos.
Software de gestión de soluciones al ciudadano
Mejoramiento y sistematización de la operación en tres módulos permitiendo el manejo de la información que ingresa a la administración.
Funcionamiento de los tres módulos así:
- Módulo Comunicaciones Externas-Ventanilla de Correspondencia 100% implementado
- Módulo PQRSD: 100% implementado
- Módulo Correspondencia interna
Gestión documental
La administración presentaba problemas de humedad, daños en la planta física del Archivo Central Ubicado en el Sótano de la Fase 1 causando retrasó la ejecución de transferencias Documentales y actualización de Acervo Documental de vigencias 2,011-2,015.
- Adecuación de espacios para el archivo de la entidad: 2
- Realización de transferencias documentales
- Proceso de actualización de las TRD 2009
- Actualización de los instrumentos archivísticos: 3
- Elaboración de inventario general de archivo histórico
- Brigadas de archivo
Concurso de méritos para provisión de empleos vacante
La Administración Central invirtió $833.000.000 en el Concurso de méritos para garantizar la libre participación de funcionarios, contratistas y comunidad interesada en trabajar con el Municipio.
| TIPO DE VACANTES | PLANTA CENTRAL | INSTITUCIONES EDUCATIVAS |
| PROFESIONAL | 81 | 7 |
| TECNICO | 4 | 4 |
| ASISTENCIAL | 46 | 79 |
| TOTAL | 148 | 90 |
| 238 | ||
Teletrabajo
Mediante Resolución No. 1233 del 25 de septiembre de 2019 de la Secretaría Administrativa, se implementa en el Municipio de Bucaramanga la modalidad de Teletrabajo con tres funcionarios de toda la entidad.
Continuar:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
- Mantener la curva de aprendizaje con el equipo que ha venido realizando el acompañamiento técnico desde el SIGC
- Fortalecer las competencias del personal de la entidad en la gestión por procesos, la medición y la optimización
- Migrar la nube.Bucaramanga.gov.co a un software para gestionar el Sistema Integrado de Gestión
- Asegurar la innovación y la gestión del conocimiento al interior de la entidad
Seguimos trabajando con el Gobierno electo por un empalme riguroso, transparente y constructivo para la ciudad.
Por: Prensa Alcaldía de Bucaramanga
